Pourquoi les entreprises doivent commencer à archiver Email dès maintenant!

Des communications électroniques est la norme pour de nombreuses opérations commerciales dans l'organisation aujourd'hui de la petite entreprise, mais de nombreuses petites entreprises ne disposent toujours pas de mécanismes adéquats pour l'archivage correspondance avec les membres de l'équipe des vendeurs et des clients.

Dans le passé, j'ai travaillé pour plusieurs organisations qui ont eu des ordres et des métiers exécuté pour des clients dans les jours lors de l'enregistrement des communications vocales était une norme de l'industrie. Par exemple, quand un problème se pose sur une «vente» qui a été donné l'ordre d'une exploitation donnée et le client vient plus tard en arrière et dit qu'ils voulaient charger un "buy", la bande pourrait être rejoué pour confirmer l'ordre réel donné, qui a pris la commande et tous les autres détails liés à cette transaction.

Alors, pourquoi ne les entreprises d'aujourd'hui ont besoin d'être d'archivage de leur correspondance électronique?

De nombreuses transactions dans des affaires d'aujourd'hui sont fait désormais électroniquement. Il ya plusieurs centaines de courriels qui circulent sur Internet à une seconde donnée. Les commandes par téléphone et d'autres formes de requêtes pour être une entreprise sont réduites alors que le nombre d'e-mails est considérablement augmenter.

Grâce à cette augmentation dans les messages électroniques, la possibilité de messages manquants augmente également. Cela peut conduire à la frustration du client et la perte de l'entreprise. Les communications électroniques peuvent également compromettre des informations confidentielles et des secrets d'entreprise. Trouver et la défense de ces problèmes est pourquoi, aujourd'hui, des affaires a besoin d'une solution idéale pour archiver tous les e-mails et d'avoir un plan de rétention pour le maintien de ces messages.

Conformité réglementaire et de la législation est désormais dicter que certains secteurs d'activité ont une stratégie d'enregistrer chaque e-mail qui vient dans une entreprise ou quitte un réseau d'entreprise destiné à une ressource externe. Avec ces nouvelles règles touchant plusieurs secteurs d'activités, il est important pour les entreprises d'aujourd'hui d'avoir une stratégie qui est facile à utiliser, robuste et, surtout, sécuritaire.

Toutefois, les pressions réglementaires ou de conformité ne devrait pas être la principale raison pour vous de chercher une solution pour l'archivage de toute la correspondance à venir ou au départ de votre entreprise. En tant que propriétaire de l'entreprise, vous devez garder votre doigt sur le pouls de chaque bit d'information qui circule autour de votre entreprise. Vous devez avoir un intérêt dans tout cela. Vous devez être en mesure de tirer des informations sur un client, un ordre, et la chaîne de communication entre l'un de vos clients à tout moment. Votre entreprise peut un jour dépendre sur ce point - lorsque vous êtes assis dans une salle d'audience justifier les actions de l'un de vos employés.

Toutes les entreprises exigent un enregistrement des transactions qui sont faciles à récupérer. Il ya courriel nombreuses solutions d'archivage disponibles à tous les niveaux de l'entreprise; elles offrent de nombreuses périodes différentes de l'archivage, et il existe des mécanismes que vous pouvez employer cette gamme à partir d'un investissement minimal pour ceux qui sont assez chers. La question que vous devez demander à un propriétaire d'entreprise est la suivante: combien pourrait-on perdu beaucoup ou un coût perdu ordre d'achat de mon entreprise? Une fois que vous déterminer ce coût, vous avez une valeur pour l'archivage de l'information. Alors la prochaine étape est un fournisseur de sourcing idéal pour offrir ce service pour ce client avec cette valeur.

L'abus des employés de la messagerie d'entreprise est à un niveau record. Les employés doivent se rendre compte que de messagerie d'entreprise est pour une utilisation en entreprise seulement. Leur faire prendre conscience que chaque e-mail qu'un employé envoie ou reçoit dans son compte de messagerie d'entreprise peuvent être enregistrés et vérifiés pour s'assurer que tous les employés utilisent la ressource d'entreprise dans les lignes directrices d'utilisation acceptables fixées par une organisation. Une solution d'archivage d'email peut aider les propriétaires de petites entreprises d'assurer la productivité reste élevée en servant comme un rappel que les comptes de messagerie d'entreprise ne sont utilisés que pour les communications d'entreprise.

Il existe de nombreuses solutions sur le marché aujourd'hui qui offrent l'archivage des e-mails à partir de solutions hébergées de solutions d'entreprise qui siègent à l'intérieur de votre réseau d'entreprise. Chaque solution a ses forces et ses faiblesses, et tout propriétaire d'entreprise doit évaluer les solutions qui correspond le mieux à leurs besoins avec l'appui d'un consultant en technologie d'information fiable. Rappelez-vous, votre entreprise doit conduire la technologie que vous éventuellement décider, pas l'inverse....